ISLAM IS MY LIVE

Sama dengan kata 'quality', kata  'quality control' mempunyai definisi yang sangat beragam. Dalam 'Juran trilogy', quality control berarti menjaga agar proses produksi atau proses pelayanan tetap berada pada 'zona of quality control'. Letak zona tersebut sangat tergantung pada aktifitas quality planning.

Bila pada qulity planning digunakan metoda statistik, lebar dari dari zona of quality control mestinya sudah diperkirakan. Dalam statistical process control zona ini disebut zona normal. Misalnya, dalam quality planning ditentukan bahwa normalnya tingkat reject akan bervariasi dari 90 PPM sampai 105 PPM. Atau, variasi ukuran dimensi X dari produk, normalnya adalah dari 19,96 mm sampai dengan 20,04 mm. Itu berarti, aktifitas quality control harus menjaga agar tingkat reject tidak melebihi 105 PPM atau, dalam contoh batas normal dimensi, ukuran produk tidak boleh melebih 20,04 dan tidak boleh kurang dari 19,96 mm. Biasanya, zone of quality control yang dibuat diperkirakan dalam aktifitas quality planning ini akan di evaluasi lagi pada saat proses produksi berlangsung. Mungkin saja zona of quality control yang sedikit berbeda didapatkan.

Dalam industri automotive, dikenal istilah Cpk. Parameter ini tak lain adalah ukuran dari zona of quality control yang dapat secara mudah menggambarkan dimana dan selebar apa zona of quality control.

Intinya, zona quality control sebagai 'batasan-batasan yang masih dapat dimaklumi', baik dalam hal spesifikasi produk maupun tingkat reject. Quality control adalah upaya untuk membuat proses produksi tetap berada dalam zona ini.

Apa yang harus dikontrol?

Aktifitas quality control tentu harus mempertimbangkan faktor-faktor apa yang mempengerahui kesesuaian produk. Setiap proses mempunyai faktor pengaruh dominan yang berbeda-beda:

Set-up dominant, berarti kesesuaian produk sangat tergantung pada hasil set-up mesin atau set-up pekerjaan. Proses jenis ini memerlukan perhatian pada hasil set-up, baik parameter proses maupun produk awal yang dihasilkan.

Time dominant, berarti kesuaian produk sangat dipengaruhi oleh perubahan-perubahan antar waktu. Misalnya keausan tool, perubahan suhu dan lain-lain.

Component dominant, berarti kesesuaian produk sangat tergantung dari komponen datau material yang membentuk produk.

Worker dominant, berarti kesuaian produk sangat dipengaruhi oleh worker, baik skill maupun aptititude-nya (ketelitian, kesigapan).

Information dominant, berarti kesesuaian produk sangat dipengaruhi oleh informasi. Misalnya untuk proses dimana jenis produk yang hampir sama diproduksi berganti-ganti. Ketepatan waktu dalam mengganti informasi dan akurasi informasi tentang produk akan mempengaruhi kesesuaian produk yang diproduksi.

Tentu, proses bisa saja mempunyai lebih dari satu faktor yang mempengaruhi mutu. Tugas dari perencana mutu adalah menentukan mana faktor yang paling dominan untuk diprioritaskan dalam pengontrolan, mana faktor yang kurang dominan yang tidak perlu mendapat perhatian berlebihan. Mengenal faktor dominan yang mempengaruhi kesesuaian produk akan dapat menghindari perencana mutu salah sasaran dalam melakukan pengontrolan.

Untuk pemeriksaan produk, perencana mutu harus mempertimbangkan tingkat kepentingan karakteristik produk dan juga kemampuan proses dalam membentuk karakteristik tersebut. Beberapa karakteristik yang menyangkut safety dan fitness mungkin memerlukan tingkat pemeriksaan yang lebih tinggi. Hal itu juga harus dilihat dari kemampuan proses-nya. Bila proses sudah mapan, dari data historis mampu membentuk karakteristik produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan, tingkat pemeriksaan mungkin dapat diperlonggar.

Faktor apa saja yang mempengaruhi kesesuaian produk, parameter apa dan karakteristik produk yang mana yang harus dikontrol tentunya sudah harus ditetapkan pada tahapan quality planning. ISO-9001-pun menyatakan demikian. Dalam klausul 7.5.1, 'Pengendalian produksi dan penyediaan jasa, disebutkan bahwa organisasi harus merencanakan (tentunya dalam aktifitas quality planning) dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam kondisi terkendali. Kondisi terkendali tak lain adalah kondisi dimana proses berada dalam zona of quality control.

Persyaratan lain dalam ISO-9001 tentang quality control adalah pada klausul 8.2.3 (Pengukuran proses) dan 8.2.4 (Pengukuran produk). Pada bagian 'catatan' dalam klausul 8.2.3 (tambahan di versi 2008), disebutkan : 'Dalam menentukan metoda yang sesuai, disarankan agar organisasi mempertimbangkan type dan tingkat pemantauan atau pengukuran yang layak untuk setiap proses dalam hubungannya dengan pengaruh proses terhadap pencapaian kesesuaian persyaratan produk ...' Persyaratan ini tak lain adalah panduan agar dalam menentukan paramter proses apa yang harus dikontrol, perencana mutu harus mempertimbangkan faktor dominan apa dalam proses yang perlu mendapat perhatian khusus.

Aktifitas quality control juga mencakup tindakan koreksi apabila proses produksi keluar dari zona of quality control. Akan selalu ada masalah yang tidak terantispasi, seberapa baikpun quality planning dilakukan. Akan selalu ada 'sporadic spike' dalam diagram juran trilogy. Maka yang harus dilakukan adalah sebuah proses yang sistematis yang dapat mengatasi masalah tersebut, menghilangkan penyebabnya sehingga dapat mencegah terulangnya masalah yang sama di masa depan. Dalam ISO-9001 ini diatur dalam klausul 8.2.5. 'Tindakan Koreksi'. Disitu disebutkan bahwa tindakan koreksi harus dilakukan secara metodis, dari peninjauan ketidaksesuaian, mencari penyebab sampai pada evaluasi efektifitas tindakan koreksi. Bila ini dilakukan, organisasi akan memiliki proses produksi atau proses pelayanan yang makin matang dari waktu ke waktu, tidak terganngu dengan masalah-masalah lama yang berulang.

Salah satu masalah umum dalam menerapkan ISO-9001 di area quality control adalah menentukan apakah suatu kondisi merupakan 'sporadic spike' atau sebetulnya hanya titik acak yang masih ada dalam zona of quality control. Misalnya, apakah reject sebesar 0,05 % pada tanggal x itu masih berada dalam zona of quality control, atau dia merupakan sporadic spike yang harus diikuti dengan tindakan koreksi? Apakah hal itu masih dianggap normal atau tidak normal? Pengetahuan tentang statistical process control dan penerapannya dapat membantu menjawab pertanyaan ini, yang mungkin ada setiap hari. Bila pengendali mutu menggunakan SPC - secara benar, tentu, batas-batas zona of quality control itu akan dapat dibaca dengan mudah.

ibrosys.com - 2009

Keluhan umum dari seorang manager atau seorang Management Representative dalam menerapkan sistem manajemen adalah 'Sulitnya membuat karyawan mengikuti prosedur'. Prosedur sudah dirancang dengan susah payah; melalui pemetaan proses, identifikasi potensi masalah dan sebagainya. Mengapa mereka mengabaikan? Penerapan suatu prosedur, baik prosedur baru atau revisi memerlukan perubahan aktifitas karyawan. Dalam teori psikologi, perubahan yang lancar, efektif dan permanen selalu memerlukan 3 tahap: Defreezing, Changing, Refreezing. Tahap defreezing adalah mencairkan apa yang telah membeku. Tahap ini adalah tahap pengkondisian, mencakup mempertanyakan suatu kebiasaan yang sudah lama dilakukan, membahas masalah-masalah yang ada, ide-ide yang lebih baik yang telah dilakukan oleh orang lain, kampanye dan sebagainya. Intinya, tahap defreezing adalah tahap untuk mempengaruhi orang agar mempunyai alasan sendiri dan membangun kesadaran sendiri untuk melakukan perubahan. Kebanyakan perubahan tidak berjalan dengan lancar atau gagal sama sekali disebabkan gagalnya tahap defreezing, tahap pengkondisian. Tahap changing intinya mulai mengubah kebiasaan tapi juga mencakup pengubahan hal-hal lain yang diperlukan; mungkin diperlukan untuk mengubah kompetensi seseorang, mungkin mengubah tugas, mengubah peralatan dan sebagainya. Tahap ini akan lebih mudah bila tahap derfeezing sudah dilakukan. Seperti merubah bentuk logam, yang beku harus dicairkan dulu. Tahap refreezing adalah tahap pembekuan kembali. Tahap ini adalah upaya untuk menjaga agar prubahan menjadi permanen, orang tidak kembali pada cara atau kebiasaan lama. Tahap ini mencakup pemantauan, pemberian dukungan bila timbul masalah dalam perubahan dan evaluasi tentang hasil dari perubahan. Ketiga tahap tersebut sama pentingnya untuk melakukan suatu perubahan. Bila tahap defreezing dilewatkan, maka yang terjadi adalah pemaksaan kekuasaan. Karyawan harus berubah, tak perduli apa yang ada di kepala karyawan. Pemaksaan akan cepat menghasilkan perubahan awal tapi memerlukan pengawasan yang ketat terus menerus. Begitu pengawasan melonggar, karyawan akan kembali ke cara lama dengan seribu satu alasan. Yang terbaik adalah melewati ketiga tahapan tersebut, ditambah dengan melibatkan karyawan dalam perencanaan perubahan aktifitas mereka sendiri. Strategi ini membuat karyawan memulai perubahan dari dalam diri mereka sendiri: Kesadaran. Keterlibatan dalam perencanaan perubahan membuat karyawan merasa bertanggung jawab secara personal untuk mencapai tujuan dari perubahan. Kembali ke masalah prosedur, mengapa karyawan sulit mengikuti prosedur baru? Pertanyaannya menjadi: Strategi apa yang telah digunakan? Bila karyawan tiba-tiba disodori sebuah prosedur baru dan sang manajer mangatakan 'ini prosedur baru dan harus diterapkan mulai sekarang', maka ini adalah pemaksaan. Tidak ada tahap defreezing. Karyawan akan mudah kembali ke cara lama. Cairkan dulu apa yang sudah membeku. www.ibrosys.com

Seri 'Logika ISO-9001' memilih quality planning sebagai bahasan pertama karena aktifitas ini adalah awal dari tiga aktifitas yang paling penting dalam upaya organisasi membuat produk yang bermutu.

Sebelumnya,  kita akan menyempitkan dulu definisi tentang Quality - mutu:

Mutu: freedom from deficiency - bebas dari kegagalan.

Definisi tersebut sederhana dan mudah dipahami. Produk yang bermutu adalah produk yang bebas dari kegagalan, baik dalam masa pembuatannya ataupun dalam penggunaannya. Produk yang bermutu rendah adalah produk yang mempunyai tingkat kegagalan yang tinggi dalam masa pembuatan ataupun dalam masa penggunaan.

Slogan 'quality is free' didasarkan pada definisi mutu sebagai 'bebas dari kegagalan'. Produk yang bermutu tinggi adalah produk yang dibuat dengan biaya yang lebih rendah. Tidak ada kerugian material karena produk reject selama proses produksi, tidak ada kerugian karena waktu dan tenaga tambahan untuk rework, tidak ada biaya penanganan klaim dan sebagainya. Sebaliknya, produk yang bermutu rendah mengakibatkan organisasi harus terbebani dengan biaya-biaya tersebut: Biaya material penggati, biaya rework, biaya penanganan komplain dan sebagainya. Biaya-biaya itu disebut cost of poor quality - biaya karena mutu rendah.

Juran, mahaguru mutu, menjelaskan bahwa 3 aktifitas terpenting yang mempengaruhi mutu adalah: quality planning, quality control dan quality improvement. Dia menggambarkannya dalam sebuah diagram yang terkenal: Juran Trilogy Diagram. Diagram ini menghubungkan cost of poor quaility dengan ketiga aktifitas penting tersebut.

Quality planning adalah aktifitas perencanaan sebelum aktifitas produksi dilakukan atau sebelum pelayanan diberikan. Quality planning mempengarui setinggi apa zona of quality control berada pada pada masa produksi (fase 'during operation' pada gambar diatas). Quality planning yang baik membuat zone of quality control berada pada posisi yang rendah, berarti menghasilkan cost of poor quality yang rendah pula. Sebaliknya, quality planning yang buruk akan membuat zona of quality control berada pada posisi yang tinggi, berarti menghasilkan cost of poor quality yang tinggi pula.

Apa yang harus dilakukan dalam quality planning agar zona control berada pada level yang serendah mungkin?

Untuk organisasi yang tidak bertanggung jawab untuk merancang produk, aktifitas-aktifitas yang perlu dilakukan dalam quality planning:

Pertama tentunya kita harus tetapkan terlebih dahulu produk 'yang bagaimana' yang akan kita buat. Apa saja persyaratan pelanggan menyangkut produk tersebut? Kita harus melihat drawing, spesifikasi teknis dan dokumen-dokumen lain terkait dengan persyaratan produk. Kita harus melakukan peninjauan terleibh dahulu. Apakah sudah jelas? Apakah sudah lengkap? Ini tahapan awal yang penting. Kita tak mungkin tahu apakah produk kita gagal atau tidak bila kita tak tahu dengan jelas apa persyaratan produk yang harus dipenuhi. ISO-9001, klausul 7.1.a: Organisasi harus menentukan persyaratan produk

Selanjutnya, kita juga harus merencanakan proses apa saja yang harus dilakukan untuk membuat produk. Tahapannya bagaimana? Metodanya bagaimana? peralatan atau sumber daya apa yang kita butuhkan untuk operasi proses? apakah perlu kompetensi khusus yang tidak dimiliki personel yang ada? apakah kita perlu membuat dokumen petunjuk kerja? Semua hal tersebut akan mempengaruhi keberhasilan kita dalam membuat produk nantinya, atau dalam memberikan pelayanan. ISO-9001 klausul 7.1.b: Organisasi harus menentukan kebutuhan untuk menetapkan proses, dan dokumen dokumen, dan untuk menyediakan sumber daya yang spesifik untuk produk.

Apakah kita sudah siap untuk melakukan proses produksi atau pelayanan? Belum. Kita juga perlu menentukan bagaimana memastikan bahwa proses nantinya berjalan seperti yang kita harapkan. Caranya adalah dengan melakukan berbagai bentuk pemeriksaan yang mungkin diperlukan. Kapan kita harus melakukan inspeksi produk? bagaimana caranya? apa kirterianya? apakah perlu sample yang banyak atau sedikit saja? Hal ini juga harus kita rencanakan sejak semula. ISO-9001 Klausul 7.1.c Organisasi harus menentukan aktifitas-aktifitas verifikasi, validasi, pemantauaun, inspeksi dan pengujian yang spesifik untuk produk dan kriteria keberterimaannya (acceptance)

Hal lain yang perlu dilakukan dalam quality planning adalah menetapkanh sasaran mutu. Sasaran ini adalah perkiraan di tingkat mana zona of quality control berada. Bila kita sudah punya pengalaman membuat produk yang mempunyai beberapa kesamaan dengan produk yang akan kita buat, kita tentu bisa mengambil pelajaran dari pengalaman yang lalu untuk membuat sasaran mutu yang lebih baik. Atau, sasaran juga dapat kita buat setelah kita melakukan produksi percobaan dengan kondisi terkendali penuh klausul 7.1.a: Organisasi harus menetapkan sasaran mutu.

Terakhir, kita juga perlu menentukan catatan-catatan atau laporan-laporan yang harus dibuat selama masa produksi atau pelayanan. Hal ini untuk menjamin bahwa semua data yang diperlukan terekam sejak awal masa produksi. Klausul 7.1.d: organisasi juga harus menetapkan catatan apa yang diperlukan

Selain aktifitas diatas, quality planning juga mencakup perancangan produk (ISO-9001 Klausul 7.3). Tidak dibahas disini tetapi akan mudah dimengerti bahwa tujuan dari persyaratan tersebut sama dengan klausul 7.1: Menekan cost of poor quality serendah-rendahnya pada saat produk diproduksi ataupun digunakan.

Sumber ibrosys.com - 2009